L’éthique et l’anti-corruption au cœur de la gouvernance du GS2E
POURQUOI METTRE EN PLACE UN DISPOSITIF D’ALERTE D’ETHIQUE A GS2E ?
Notre mission d’assistance aux Membres du GIE et nos valeurs, nous engagent à veiller à la lutte contre la corruption. Cet engagement se traduit par la mise en œuvre de moyens de prévention et de détection de la corruption.
Le Système de Management Anti-Corruption (SMAC) dans lequel nous nous sommes engagés nous offre un cadre pour structurer notre action et nous permettre ainsi de partager une vision commune, qui maintiendra la confiance dont nous bénéficions de la part de nos Membres.
Cette démarche s’appuie sur une organisation et un plan d’actions dédié, au plus près de notre fonctionnement habituel, dans l’ensemble des Départements du GS2E et intégrée à notre Système de Management Global. Ce plan d’actions prend en compte le déploiement des documents liés au SMAC, la formation, la sensibilisation des collaborateurs en fonction du niveau d’exposition aux risques de corruption et la mise en place d’un système d’alertes protégé.
DESCRIPTION DU SYSTEME D’ALERTE DE GS2E
GS2E met à la disposition de ses collaborateurs et parties intéressées un dispositif encadré d’Alerte professionnelle pour déceler et traiter tout signalement de bonne foi relatif à des cas de fraudes, de corruption, de mauvaises pratiques ou de détournements de biens.
Aucun employé ou émetteur extérieur ne pourra être sanctionné ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire pour avoir signalé une Alerte de manière désintéressée et de bonne foi par le biais du dispositif de recueil d’alertes.
Toutefois l’utilisation abusive du dispositif d’alerte ou les déclarations mensongères à l’encontre d’un tiers en vue de nuire à sa personne, exposent son auteur à des sanctions disciplinaires et/ou des poursuites judiciaires.
DOMAINE D’APPLICATION
Le dispositif d’Alerte s’applique à toutes les activités et tous les périmètres du G2SE et permet de signaler les éventuels manquements qui seraient relatifs :
- au non-respect des lois et de la réglementation en vigueur ;
- à la corruption, et au trafic d’influence ;
- à la Politique cadeaux / invitations ;
- aux conflits d’intérêts ;
- au harcèlement moral, sexuel ; Et d’une manière générale à tous les manquements aux valeurs et règles contenues dans le présent Code Ethique et Anti-Corruption.
Ce dispositif mis en place par le Comité d’Ethique et Anti-Corruption, validé par la Direction Générale, précise la gestion d’Alerte professionnelle.
Il est de la responsabilité de chaque collaborateur de rendre compte de toutes situations relatives au non-respect des valeurs d’Ethique et des règles anti-corruption du GS2E.
Un collaborateur qui estime que des lois, réglementations ou règles d’Ethique et Anti-Corruption sont violées en informe le Comité d’Ethique et Anti-Corruption, le plus tôt possible.
SCHEMA DE RECEPTION D’UNE ALERTE
- Emission d’une Alerte
Quatre (04) possibilités d'émettre une Alerte :
- par email : « COMITEETHIQUEAC@gs2e.ci »,
- par téléphone : (secrétariat DMS 27 21 23 30 23 / 3 30 23)
- par courrier : dans les boîtes à suggestion ou adressées directement au Référent Anti-corruption (SIDAM 7ème étage)
- physiquement : prendre rendez-vous avec un membre du Comité d’Ethique et Anti-Corruption (CE&AC).
- Réception et traitement des Alertes ou inquiétudes
Le Comité d’Ethique et anti-corruption du GS2E accuse réception de l’alerte ou de l’inquiétude et procède aux investigations et vérifications nécessaires.
Le traitement de l’alerte ou inquiétude se fait conformément à la procédure de traitement et suivi des réclamations clients et des inquiétudes AC.
Dans le cadre du traitement de l’alerte, GS2E s’engage à :
- Prendre toutes les déclarations en compte ;
- Enquêter sur les alertes avec diligence ;
- Évaluer les faits de manière objective et en toute impartialité ;
- Prendre les mesures correctives et les sanctions disciplinaires adéquates.
Le dispositif de déclaration d’alerte mis en place, permet de recueillir et enregistrer tous les besoins et attentes des collaborateurs et des parties intéressées, que ce soit des conseils motivés et en cas de doute sur la conduite à tenir face à toutes situations qui pourraient faire l’objet d’interprétations.
Toutefois, ce dispositif est complémentaire et ne se substitue pas aux autres modes de signalement existants au sein de l’entreprise (voie hiérarchique, Direction des Ressources humaines, équipes juridiques…).
Par ailleurs, le contenu de l’Alerte ne pourra être pris en compte que s’il répond aux conditions de recevabilité exposées au point ci-dessous.
QUI PEUT SIGNALER UNE ALERTE ?
Tout collaborateurs de GS2E :
- CDI,
- CDD,
- Stagiaires ou intérimaires
Toutes parties intéressées :
- Filiales
- Membres du GS2E,
- Abonnés CIE ou SODECI
- Partenaires commerciaux (fournisseurs, sous-traitants, …)
L’alerte peut être faite de manière anonyme, le lanceur d’alerte est protégé et GS2E garantit la confidentialité de l’alerte.
CONDITIONS DE RECEVABILITE D’UNE ALERTE
L’Alerte émise est faite de bonne foi et de manière désintéressée.
Le message de l’Alerte décrit de façon objective et le plus précisément possible, les faits dont l’émetteur a été personnellement témoin ou victime, en indiquant, si possible, les dates, l’entité concernée, et les noms des personnes concernées.
Tout donneur d’une Alerte fournit si possible, les informations ou documents, quel que soit leur forme ou leur support, de nature à étayer son Alerte.
Personnes habilitées à recevoir et à traiter les Alertes
Lors de la réception d’une Alerte, le Président du Comité d’Ethique et Référent Anti-Corruption s’assure du suivi de la procédure. Il désigne des membres du CE&AC pour le traitement et la communication avec le donneur d’alerte.
Les membres du CE&AC sont soumis aux obligations suivantes :
- Confidentialité ;
- Indépendance ;
- Impartialité ;
- Transparence.
Protection du donneur d’alerte
GS2E protège les émetteurs de bonne foi et leur garantit l’absence de :
- Sanctions disciplinaires ;
- Poursuites judiciaires ;
- Représailles de quelque nature que ce soit.
Si les faits rapportés se révélaient inexacts, le donneur de l’alerte ne fera pas l’objet de sanction, à condition toutefois qu’il ait agit de bonne foi. En la matière, la mauvaise foi s’entend de la connaissance de la fausseté des faits dénoncés.
Si le donneur de l’alerte a agi de mauvaise foi, il s’exposera à des sanctions disciplinaires et le cas échéant à des poursuites judiciaires. Il en sera ainsi notamment en cas d’allégations mal intentionnées, vexatoires ou diffamatoires ou d’alerte abusive.
Confidentialité des Alertes
L’alerte peut être donnée de manière anonyme, mais l’identification du donneur d’Alerte est nécessaire pour que le CE&AC récupère les informations utiles au traitement de l’Alerte et assure la protection du donneur d’Alerte.
Si le donneur d’alerte choisit de ne pas rester anonyme, le référent s’engage à traiter l’identité du donneur, les informations et documents reçus ainsi que l’identité des personnes visées par l’Alerte avec la plus stricte confidentialité.
Formulaire de déclaration d’alerte éthique du GS2E
1- Informations Personnelles (optionnel)
Nom :
Prénom :
Courriel :
Téléphone :
2- Relation avec GS2E
Employé :
Ancien Employé :
Fournisseur :
Sous-traitant :
Autre (précisez) :
3- Détails de l’alerte ou de l’inquiétude
Fonction :
Département concerné :
Lieu de l’évènement :
Date de survenue de l’alerte ou de l’inquiétude :
Thématique de l’alerte :
Harcèlement, discrimination, comportements inappropriés, fraude, blanchiment, conflit d’intérêts, trafic d’influence, extorsion, corruption, tentative de corruption, non-respect des procédures internes...
4- Description de l’alerte ou de l’inquiétude (libellé)
Description détaillée :
Avez-vous déjà déclaré cette alerte ? Oui/Non
Si oui, à qui ?
5- Contact pour Suivi
Acceptez-vous d’être contacté pour des questions supplémentaires ?
Par téléphone : Oui/Non
Par e-mail : Oui/Non
Nous vous remercions de votre déclaration et nous vous garantissons la confidentialité de vos informations.